Ga naar de inhoud

Klachtenregeling

Inleiding

Studiehuis Zuidoost streeft ernaar om een veilige, ondersteunende en stimulerende leer- en werkomgeving te bieden voor al haar leerlingen en medewerkers. Desondanks kan het voorkomen dat leerlingen, hun ouders/voogden of medewerkers een klacht hebben. Dit klachtenreglement biedt een duidelijk en gestructureerd proces om zulke klachten op een eerlijke en effectieve manier af te handelen. Bij vragen over dit klachtenreglement kunt u contact opnemen met Studiehuis Zuidoost via info@studiehuiszuidoost.nl.

Artikel 1: Definities

      • Klacht: Een uiting van ontevredenheid over een ervaren situatie, dienstverlening of gedrag van medewerkers, directie of bestuur van Studiehuis Zuidoost.
      • Klager: De leerling, ouder/voogd of medewerker die een klacht indient, over iets wat hem-/haarzelf of een ander binnen de context van Studiehuis Zuidoost is overkomen.
      • Beklaagde: De persoon tegen wie de klacht is gericht.
      • Vertrouwenspersoon: Een onafhankelijk persoon binnen Studiehuis Zuidoost die leerlingen en medewerkers ondersteunt bij problemen en situaties van ongewenst gedrag. De vertrouwenspersoon voor Stichting Studiehuis Zuidoost is Lola Bos. Zij is te bereiken via lola@studiehuiszuidoost.nl

Artikel 2: Vertrouwenspersoon

Bij de interne vertrouwenspersoon (Lola Bos, lola@studiehuiszuidoost.nl) kunnen leerlingen, ouders/voogden en medewerkers terecht om vertrouwelijk zorgen en problemen te bespreken die te maken hebben met ongewenst gedrag zoals discriminatie, seksueel ongewenst gedrag, pesten, agressie en geweld (zie voor meer over ongewenst gedrag de gedragscode van Studiehuis Zuidoost). Bij de inschrijving van een leerling of bij het eerste gesprek nadat een medewerker is aangenomen worden zij direct over het bestaan en de rol van de vertrouwenspersoon op de hoogte gebracht.

De vertrouwenspersoon is onpartijdig en biedt een luisterend oor, maar ook advies en ondersteuning over mogelijke vervolgstappen, en als dat wenselijk is bemiddeling tussen de betrokken partijen of doorverwijzing naar relevante professionele hulpverlening/instanties. Daarnaast houdt de vertrouwenspersoon (indien gewenst anoniem) meldingen bij (deze informatie wordt zorgvuldig bewaard en beveiligd) en brengt daarvan periodiek anoniem verslag uit bij de directie (registratie en rapportage).

De hulp van de vertrouwenspersoon is laagdrempelig en vertrouwelijk. Informatie wordt alleen gedeeld met toestemming van de melder, tenzij er sprake is van een ernstig en direct gevaar. De rol van de vertrouwenspersoon wordt jaarlijks geëvalueerd.

Wil je als betrokkene een afspraak maken met de vertrouwenspersoon? Dan kun je een mail sturen naar lola@studiehuiszuidoost.nl. Als je dat wil kun je je melding anoniem houden.

Artikel 3: Indienen van een klacht

We moedigen de klager aan om de klacht mondeling of schriftelijk te bespreken met de betrokken persoon in de vorm van een informele klacht (zie ook de gedragscode). Als dit niet wenselijk of mogelijk is of niet tot het gewenste resultaat leidt, kan de klager een formele klacht indienen door deze op te sturen naar info@studiehuiszuidoost.nl, of, wanneer hulp van de vertrouwenspersoon gewenst is, naar lola@studiehuiszuidoost.nl.

Artikel 4: Behandeling van formele klachten

      1. Ontvangstbevestiging: Binnen vijf werkdagen na ontvangst van de formele klacht ontvangt de klager een schriftelijke ontvangstbevestiging.
      2. Onderzoek: De volgende stap is dat de directie of de vertrouwenspersoon de klacht onderzoekt, waarbij betrokkenen worden gehoord en aanvullende informatie wordt verzameld. Beide partijen (klager en beklaagde) krijgen de gelegenheid om hunverha al te doen (hoor en wederhoor), opdat de behandeling van de klacht objectief plaatsvindt. Bescherming van de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen wordt in de procedure met zorgvuldigheid in acht genomen.
      3. Beslissing: Binnen vier weken na ontvangst van de formele klacht ontvangt de klager een schriftelijke beslissing van de directie. Deze termijn kan met maximaal vier weken worden verlengd indien het onderzoek meer tijd vergt, in welk geval de klager hierover schriftelijk wordt geïnformeerd.
      4. Beroep: Als de klager niet tevreden is met de beslissing van de directie, kan hij/zij binnen twee weken na ontvangst van de beslissing schriftelijk beroep aantekenen bij het bestuur door een mail te sturen naar bestuur@studiehuiszuidoost.nl. De klacht wordt dan door het bestuur onderzocht.
      5. Registratie en rapportage: Alle formele klachten worden geregistreerd en bewaard gedurende een periode van vijf jaar. De directie maakt jaarlijks een geanonimiseerde rapportage van het aantal en de aard van de klachten en de wijze van afhandeling.